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電子發(fā)票掃描,不算電子發(fā)票原件?官方明確了!

來源: 財(cái)政部 編輯:xiemengxue 2020/07/01 09:46:14  字體:

電子發(fā)票實(shí)行之后需要一定的過渡期,關(guān)于相關(guān)政策也需要時(shí)間去完善。今天幫大家整理了一些關(guān)于電子發(fā)票的常見問答,一起來看一下吧。

電子發(fā)票

1、我們公司目前報(bào)銷入賬采取的是電子會(huì)計(jì)憑證上傳+打印紙質(zhì),請問在此規(guī)定下,需要保存的電子會(huì)計(jì)憑證有具體的形式或格式要求嗎?比如說pdf文件?還是圖片也可以?

答:(1)財(cái)會(huì)﹝2020﹞6號第3條第3點(diǎn)是對單位使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)的要求。會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)是為單位會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理直接采集會(huì)計(jì)信息與數(shù)據(jù),生成會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料的核心會(huì)計(jì)軟件,是電子會(huì)計(jì)檔案歸檔的重要信息系統(tǒng)。簡而言之,單位使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠接收、讀取和輸出符合要求的電子會(huì)計(jì)憑證,且設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序,采取了風(fēng)險(xiǎn)控制手段。

具體規(guī)定可查閱《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》。同時(shí),由于電子會(huì)計(jì)憑證具有易復(fù)制且難察覺的特點(diǎn),會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)設(shè)置必要的程序或功能,防止重復(fù)利用同一電子會(huì)計(jì)憑證的原件及其復(fù)制件報(bào)銷入賬。

(2)單位如使用電子會(huì)計(jì)憑證的紙質(zhì)打印件作為報(bào)銷入賬歸檔憑證的,必須同時(shí)保存該紙質(zhì)打印件的電子會(huì)計(jì)憑證原件。拍照、截圖、掃描等電子影像件屬于電子副本文件,并不是電子會(huì)計(jì)憑證原件,不能僅以電子副本文件報(bào)銷入賬歸檔,仍應(yīng)按紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。

電子發(fā)票、電子客票、電子行程單等原件如何認(rèn)定、如何獲取,建議咨詢稅務(wù)、鐵路、航空等制證部門。

2、問:在傳統(tǒng)只保管紙質(zhì)憑證的模式下,同時(shí)保存電子發(fā)票的電子形式即可。那么對于財(cái)務(wù)云的模式下,即會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔全流程電子化模式下,存在一些疑問:

(1)單位可以僅使用電子會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行報(bào)銷入賬歸檔。實(shí)務(wù)中,一張報(bào)銷憑證中往往是電子發(fā)票與紙質(zhì)發(fā)票的混合,例如差旅費(fèi),可能機(jī)票、住宿費(fèi)是電子發(fā)票形式,但是對于出租車、地鐵公交車票卻只有紙質(zhì)發(fā)票,這種情況下,該如何保存電子會(huì)計(jì)檔案?財(cái)務(wù)云狀態(tài)下,報(bào)銷需要將出租車、地鐵公交車票的紙質(zhì)發(fā)票進(jìn)行拍照上傳,從而完成報(bào)銷。那么對于這類會(huì)計(jì)檔案是否只保管紙質(zhì)發(fā)票的拍照資料或者圖片形式即可?

(2)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第八條同時(shí)滿足六條條件的,單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存,形成電子會(huì)計(jì)檔案。實(shí)務(wù)中,工資單、勞務(wù)費(fèi)發(fā)放單這類自制憑證,是否也可以拍照形式,只保管其拍照資料或者圖片形式即可?

答:企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。其中,拍照、截圖、掃描等電子影像件屬于電子副本文件,并不是電子會(huì)計(jì)憑證原件,不能僅以電子副本文件報(bào)銷入賬歸檔,仍應(yīng)按紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。即仍須保留紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證,電子文件僅可作為數(shù)字副本歸檔保存。企業(yè)實(shí)際取得符合法律要求、真實(shí)有效的紙質(zhì)發(fā)票的,無論是否利用其電子掃描件進(jìn)行核算,仍應(yīng)按照紙質(zhì)發(fā)票歸檔的有關(guān)規(guī)定保存紙質(zhì)發(fā)票原件,并建立相應(yīng)的索引關(guān)系。

3、問:公司存儲(chǔ)電子版的銀行回單,紙質(zhì)版銀行回單是否需要打???電子海關(guān)專用繳款書,是不是只存儲(chǔ)電子版的即可?

答:單位如使用電子會(huì)計(jì)憑證的紙質(zhì)打印件作為報(bào)銷入賬歸檔憑證的,必須同時(shí)保存該紙質(zhì)打印件的電子會(huì)計(jì)憑證原件。

4、問:我司之前是將電子發(fā)票打印出來,寄送總部財(cái)務(wù)共享中心審核,他們會(huì)掃描進(jìn)系統(tǒng)留檔。

(1)電子發(fā)票的掃描影像文件算電子會(huì)計(jì)憑證嗎?

(2)電子會(huì)計(jì)憑證是指供應(yīng)商提供的電子發(fā)票PDF文件嗎?

答:拍照、截圖、掃描等電子影像件屬于電子副本文件,并不是電子會(huì)計(jì)憑證原件,不能僅以電子副本文件報(bào)銷入賬歸檔,仍應(yīng)按紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。電子發(fā)票、電子客票、電子行程單等原件如何認(rèn)定、如何獲取,建議咨詢稅務(wù)、鐵路、航空等制證部門。

5、問:銀行電子回單也需要作為電子會(huì)計(jì)憑證歸檔,因銀行回單較多,銀行都采取客戶自行在回單機(jī)或者網(wǎng)銀上打印,且銀行柜臺(tái)打印的銀行回單現(xiàn)也為電子章,如未開通網(wǎng)上銀行則無法自行下載銀行電子回單保存,是否可以自行掃描保存。

答:拍照、截圖、掃描等電子影像件屬于電子副本文件,并不是電子會(huì)計(jì)憑證原件,不能僅以電子副本文件報(bào)銷入賬歸檔。

6、問:單位以電子會(huì)計(jì)憑證的紙質(zhì)打印件作為報(bào)銷入賬歸檔依據(jù)的,必須同時(shí)保存打印該紙質(zhì)件的電子會(huì)計(jì)憑證;請問對保存的電子會(huì)計(jì)憑證格式有什么要求?如何判斷保存的電子會(huì)計(jì)憑證是否原件?如果無法獲得電子會(huì)計(jì)憑證的原件,能否以紙質(zhì)打印件+掃描件保存?

答:電子會(huì)計(jì)憑證存儲(chǔ)應(yīng)當(dāng)滿足國家檔案管理的有關(guān)要求,電子發(fā)票、電子客票、電子行程單等原件如何認(rèn)定、如何獲取,建議咨詢稅務(wù)、鐵路、航空等制證部門。單位如使用電子會(huì)計(jì)憑證的紙質(zhì)打印件作為報(bào)銷入賬歸檔憑證的,必須同時(shí)保存該紙質(zhì)打印件的電子會(huì)計(jì)憑證原件。拍照、截圖、掃描等電子影像件屬于電子副本文件,并不是電子會(huì)計(jì)憑證原件,不能僅以電子副本文件報(bào)銷入賬歸檔,仍應(yīng)按紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。

7、問:我司是電子商務(wù)公司,一般納稅人,每月開出電子發(fā)票會(huì)達(dá)到幾千張至幾萬張,這些電子發(fā)票除了要電子檔案保管,是否必須都要全部打印出來,裝釘成冊呢?

答:根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)政部、國家檔案局令第79號)第八條,第九條規(guī)定,單位同時(shí)滿足有關(guān)條件的,可僅以電子形式保存電子會(huì)計(jì)憑證,形成電子會(huì)計(jì)檔案,無需打印紙質(zhì)件。同時(shí),近期我部會(huì)同國家檔案局印發(fā)的《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》(財(cái)會(huì)〔2020〕6 號)再次重申了相關(guān)規(guī)定。

8、問:電子會(huì)計(jì)憑證如電子發(fā)票等,如果電子發(fā)票原版文件丟失了,只有打印的紙質(zhì)版的,可以用紙質(zhì)掃描件電子檔來存檔嗎?電子發(fā)票紙質(zhì)掃描件是有效電子檔嗎?

答:單位如使用電子會(huì)計(jì)憑證的紙質(zhì)打印件作為報(bào)銷入賬歸檔憑證的,必須同時(shí)保存該紙質(zhì)打印件的電子會(huì)計(jì)憑證原件。拍照、截圖、掃描等電子影像件屬于電子副本文件,并不是電子會(huì)計(jì)憑證原件,不能僅以電子副本文件報(bào)銷入賬歸檔,仍須按紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。

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