知識點：初級《審計理論與實務(wù)》采購與付款循環(huán)概述（第一節(jié)）

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第一節(jié)　采購與付款循環(huán)概述

1.制訂采購計劃

　　基于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營計劃，生產(chǎn)、倉庫等部門定期編制采購計劃，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人等適當(dāng)?shù)墓芾砣藛T審批后提交采購部門，具體安排商品及服務(wù)采購。

　　2.供應(yīng)商認(rèn)證及信息維護

　　企業(yè)通常對合作的供應(yīng)商事先進行資質(zhì)等審核，將通過審核的供應(yīng)商信息錄入系統(tǒng)，形成完整的供應(yīng)商清單，并及時對其信息變更進行更新。采購部門只能向通過審核的供應(yīng)商進行采購。

　　3.請購商品和勞務(wù)

　　由使用商品和勞務(wù)的被授權(quán)人提出采購申請并填制請購單是采購與付款循環(huán)的起點，通常由倉庫貨其他部門對所需要購買的商品填寫請購單。

　　4.編制訂購單

　　采購部門根據(jù)批準(zhǔn)的請購單簽發(fā)訂購單。

　　由獨立于請購、采購部門之外的其他部門檢查訂購單的合理性。

　　5.驗收商品和勞務(wù)----關(guān)鍵點

　　由驗收部門驗收合格后填制一式多聯(lián)、預(yù)先編號的驗收單。其中一聯(lián)交倉庫或其他請購部門時，應(yīng)取得經(jīng)過簽字的收據(jù)，明確保管責(zé)任。另一聯(lián)送財會部門作為記錄債務(wù)的依據(jù)。

　　6.存儲已驗收的商品

　　保管與采購的其他職責(zé)分離。倉儲區(qū)應(yīng)該相對獨立，限制無關(guān)人員接近。這些控制與商品“存在”認(rèn)定有關(guān)。

　　7.編制付款憑證

　　記錄采購交易之前，應(yīng)付憑單部門應(yīng)核對訂購單、驗收單和賣方發(fā)票的一致性。

　　8.確認(rèn)和記錄債務(wù)

　　應(yīng)付款項記賬人員在收到賣方發(fā)票時將發(fā)票上的信息與訂單、驗收單等相關(guān)憑證核對，并對合計加以復(fù)核。審核發(fā)票之后，就要登記采購日記賬和應(yīng)付款項明細(xì)賬，再匯總、過賬。

　　9.處理和記錄價款的支付

　?。?）通常采用預(yù)先編號的付款憑單進行控制，在付款前，付款憑單由應(yīng)付款項記賬員掌管。

　?。?）訂購單、驗收單、供應(yīng)商發(fā)票作為付款憑單的支持性憑證，經(jīng)審核無誤，由被授權(quán)的財會部門人員簽署支票。

　?。?）支票一經(jīng)簽署就要在付款憑單和支持性憑證上加蓋印鑒或以其他方式將其注銷。

　?。?）出納員根據(jù)簽發(fā)的支票及時登記銀行存款日記賬，會計人員登記應(yīng)付款項明細(xì)賬。

二、采購與付款循環(huán)中的內(nèi)部控制（結(jié)合第七章）

　　控制活動要素----業(yè)務(wù)授權(quán)控制，職責(zé)分工控制，憑證與記錄控制，實物控制，獨立檢查

　　1.職責(zé)分工

　　采購、驗收、付款和記錄要由不同的職能部門或人員負(fù)責(zé)。

　　職責(zé)分工：（哪些需要分離，不分離的后果）

　?。?）提出采購申請與批準(zhǔn)采購申請相互獨立，以便加強對采購的控制；

　?。?）批準(zhǔn)請購與采購部門相互獨立，以防止采購部門購入過量或不必要物資而對企業(yè)整體利益產(chǎn)生損害；

　?。?）批準(zhǔn)采購、合同簽訂與合同審核相互獨立，防止虛列支出；

　?。?）驗收部門與財會部門相互獨立，保證按真實收到的商品數(shù)額登記入賬；

　?。?）應(yīng)付款項記賬員不能接觸現(xiàn)金、有價證券和其他資產(chǎn)，以保證應(yīng)付款項記錄的真實性、正確性；

　?。?）內(nèi)部檢查與有關(guān)執(zhí)行和記錄工作相互獨立，以保證內(nèi)部檢查的獨立性和有效性。

2.信息傳遞程序控制

　?。?）授權(quán)程序

　　有效的內(nèi)部控制要求采購與付款業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)要經(jīng)過適當(dāng)?shù)氖跈?quán)批準(zhǔn)：

　?、倨髽I(yè)內(nèi)部建立分級采購批準(zhǔn)制度；

　?、谥挥薪?jīng)過授權(quán)的人員才能提出采購申請；

　?、鄄少徤暾埥?jīng)獨立于采購和使用部門以外的被授權(quán)人的批準(zhǔn)，以防止采購部門購入過量或不必要的商品，或者為取得回扣等個人私利而犧牲企業(yè)利益；

　?、芎灠l(fā)支票要經(jīng)過被授權(quán)人的簽字批準(zhǔn)，保證貨款是以真實金額向特定債權(quán)人及時支付。

　?。?）文件和記錄的使用

　?、偈盏劫徹洶l(fā)票時，財會部門應(yīng)將發(fā)票上所記的商品規(guī)格、數(shù)量、價格、條件及運費與訂購單、驗收單上的有關(guān)資料核對相符后入賬；

　?、谟嗁弳沃幸凶銐虻臋谀亢涂臻g，詳細(xì)反映訂貨要求；

　?、劢⒏犊顟{單制，以付款憑單作為支付貨款的依據(jù)；

　?、茉O(shè)置采購日記賬，及時完整記錄所有采購業(yè)務(wù)；

　　⑤對每一供應(yīng)商設(shè)立應(yīng)付款項明細(xì)賬，并與總賬平行登記。

　?。?）憑證的預(yù)先編號及對例外報告的跟進處理。

　　通過對入庫單的預(yù)先編號及對例外情況的匯總處理，被審計單位可以對存貨和負(fù)債方面的完整性風(fēng)險進行記錄。

　　如果該控制是人工執(zhí)行的，被審計單位可以安排入庫單編制人員以外的獨立復(fù)核人員定期檢查已經(jīng)進行會計處理的入庫單記錄，確認(rèn)是否存在遺漏或重復(fù)記錄的入庫單，并對例外情況予以跟進。

　　如果在IT環(huán)境下，則系統(tǒng)可以定期生成列明跳號或重號的入庫單統(tǒng)計例外報告，由經(jīng)授權(quán)的人員對例外報告進行復(fù)核和跟進，可以確認(rèn)所有入庫單都進行了處理，且沒有重復(fù)處理。

　?。?）獨立檢查

　　由獨立于業(yè)務(wù)經(jīng)辦的人員對賣方發(fā)票、驗收單、訂購單、請購單進行獨立檢查，確保實際收到的商品符合訂購要求。定期對賬，按月向供應(yīng)商取得對賬單。檢查銀行存款日記賬記錄的付款與銀行對賬單的一致性。

　　3.實物控制

　　采購與付款業(yè)務(wù)中的實物控制包括兩個方面：

　?。?）加強對已驗收入庫的商品的實物控制，限制非授權(quán)人員接近存貨。

　?。?）限制非授權(quán)人員接近各種記錄和文件，防止偽造和篡改會計資料。特別應(yīng)注意對支票的實物控制，不得讓核準(zhǔn)或處理付款的人接觸；未簽發(fā)的支票應(yīng)予以安全保管；作廢的支票予以注銷或另加控制，防止重復(fù)開具支票。

三、采購與付款循環(huán)的主要風(fēng)險

　?。ㄒ唬┑凸镭?fù)債或相關(guān)準(zhǔn)備 

　　1.遺漏交易，如未記錄已收取貨物但尚未收到發(fā)票的采購相關(guān)的負(fù)債或未記錄尚未付款的已經(jīng)購買的服務(wù)支出等。 

　　2.采用不正確的費用支出截止期，如將本期的支出延遲到下期確認(rèn)。

　　3.將應(yīng)當(dāng)及時確認(rèn)損益的費用性支出資本化，然后通過資產(chǎn)的逐步攤銷予以消化等。

　?。ǘ┕芾韺渝e報負(fù)債費用支出的偏好和動因

　　被審計單位管理層可能為了完成預(yù)算，滿足業(yè)績考核要求，保證從銀行取得資金，吸引潛在投資者，誤導(dǎo)股東，影響公司估價等動因，通過操縱負(fù)債和費用的確認(rèn)控制損益。 

　?。ㄈ┵M用支出的復(fù)雜性 

　?。ㄋ模┎徽_地記錄外幣交易 

　?。ㄎ澹┪璞缀捅I竊的固有風(fēng)險 

　　如果被審計單位經(jīng)營大型零售業(yè)務(wù)，由于所采購商品和固定資產(chǎn)的數(shù)量及支付的款項龐大，交易復(fù)雜，容易造成商品發(fā)運錯誤，員工和客戶發(fā)生舞弊和盜竊的風(fēng)險較高。

　　如果負(fù)責(zé)付款的會計人員有權(quán)接觸應(yīng)付賬款主文檔，并能夠通過在應(yīng)付賬款主文檔中擅自添加新的賬戶來虛構(gòu)采購交易，風(fēng)險也會增加。

　?。┐嬖谖从涗浀臋?quán)利和義務(wù) 

　　這可能導(dǎo)致資產(chǎn)負(fù)債表分類錯誤及財務(wù)報表附注不正確或披露不充分。

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