2014年經(jīng)濟(jì)師考試教材《初級人力》講義：團(tuán)體內(nèi)部的溝通

文章摘要：2014年經(jīng)濟(jì)師考試《初級人力資源》講義：團(tuán)體內(nèi)部的溝通

第二節(jié) 團(tuán)體內(nèi)部的溝通

一、溝通概述(掌握)

(一)角色

角色是指個體在社會或者組織中所占有的具體地位或者個人身份。角色壓力主要包括角色模糊與角色沖突兩種:角色沖突是指其他人對某個人角色的知覺或期望有所不同時,這個人的一種矛盾的心態(tài);而角色模糊就是一個人不明白自己的角色,不知道自己應(yīng)該在組織內(nèi)部、外部扮演一個什么樣的角色時的一種迷茫的心態(tài)。

(二)溝通的概念與作用

溝通指信息在人與人之間的傳遞。它是一種通過傳遞觀點、事實、思想、感受和價值觀而與他人相接觸的途徑,其目標(biāo)是使接受者理解信息的含義。

在團(tuán)體中,溝通的作用主要有四種:控制、激勵、情感表達(dá)、信息流通。

(三)雙向溝通過程

在溝通的過程中,不僅涉及信息的發(fā)出者,也涉及信息的接收者;溝通的過程實際上就是二者以傳遞的信息為媒介,進(jìn)行雙向互動的過程。

一個溝通過程可以分為以下幾個階段:

(1)產(chǎn)生想法:發(fā)信息者產(chǎn)生一個需要溝通的想法;

(2)編碼:將要傳遞的信息編碼(轉(zhuǎn)換)為恰當(dāng)?shù)奈淖帧D表或其它符號,以便進(jìn)行傳遞;

(3)傳遞:當(dāng)編碼完成之后,就需要按選擇的方式進(jìn)行傳遞,傳遞方式包括備忘錄、電話或直接訪談等;

(4)接收:接收方接收到信息;

(5)解碼:對信息進(jìn)行解碼以便信息能夠被理解;

(6)接受:接收方選擇性地接受信息,接收方在相當(dāng)程度上控制信息是完全接受,還是部分接受;

(7)使用:接收方使用信息,接收方可以對信息置之不理,或按照信息指示訴諸工作,或為將來儲存信息,或采取其他措施;

(8)反饋:接收者告知收到信息并對信息傳遞者做出反應(yīng)。

由于有反饋,雙向溝通具有往返的模式,信息傳遞者發(fā)出一個信息,接收者接受該信息后,接收者的反饋又回到傳遞者。

練習(xí)一下：

1、在溝通過程中,信息接收者告知信息傳遞者收到信息并做出反應(yīng)的過程稱為( )。

A.信息編碼

B.信息接受

C.信息接收

D.信息反饋

標(biāo)準(zhǔn)答案：D

解題思路：溝通過程的考查。信息編碼:將要傳遞的信息編碼(轉(zhuǎn)換)為恰當(dāng)?shù)奈淖?、圖表或其它符號,以便進(jìn)行傳遞;信息接收:接收方接收到信息;信息接受:接收方選擇性地接受信息,接收方在相當(dāng)程度上控制信息是完全接受,還是部分接受;信息反饋:接收者告知收到信息并對信息傳遞者做出反應(yīng)。

二、溝通障礙(掌握)

(一)妨礙溝通的因素

溝通的過程中會出現(xiàn)各種溝通障礙,具體說來,妨礙溝通的因素主要有以下幾種:

(1)過濾作用:過濾作用是指信息傳遞者為迎合接收者的需要,故意操縱信息傳遞,對信息進(jìn)行篩選和整合。

(2)選擇性知覺:選擇性知覺指接收者根據(jù)自己的需要、動機(jī)、經(jīng)驗、地位、背景及其他個人特點有選擇地去看或聽信息。

(3)情緒因素:信息中常常會夾雜著一些情緒性內(nèi)容,它們同信息的本意無關(guān)。

(4)語言理解力:對于同樣的表達(dá),人們有時并不會產(chǎn)生完全一致的理解,因為不同的人處理語言的能力不同。

練習(xí)一下

1、信息傳遞者為迎合接收者的需要,故意操縱信息傳遞,對信息進(jìn)行篩選和整合,這屬于哪種形式的溝通障礙( )。

A.編碼

B.選擇性知覺

C.過濾

D.認(rèn)知失調(diào)

標(biāo)準(zhǔn)答案：C

解題思路：溝通的障礙的因素主要有過濾作用，選擇性知覺，情景因素，語言理解力，排除了AD選項，只有C過濾是指信息傳遞者為迎合接收者的需要,故意操縱信息傳遞,對信息進(jìn)行篩選和整合。

(二)克服溝通障礙的途徑

溝通障礙無益于團(tuán)體的和諧與發(fā)展,所以我們有必要克服它,下面是四種克服溝通障礙的途徑:

(1)利用反饋:溝通中的誤解、歪曲往往是在表達(dá)或理解信息時產(chǎn)生的,利用雙向溝通中的反饋環(huán)節(jié),可以消除或減少這種誤解。反饋既可以是言語的,也可以是非言語的。

(2)精簡語言:精簡語言就是在溝通信息的表達(dá)上做文章,使溝通的具體載體“語言”精確、簡練,使接收者易于迅速、準(zhǔn)確地把握,避免誤解。

(3)主動傾聽:這里講的“傾聽”是指同發(fā)言者一同進(jìn)入主題、思考主題,在溝通中扮演主動、積極的角色。主動傾聽表達(dá)了對對方的重視。

(4)情緒控制:情緒的過度激發(fā),無論正性或負(fù)性的,都可能妨礙正常的理性活動,影響溝通。這時最好的做法也許就是停止溝通,等待情緒的恢復(fù)。

練習(xí)一下

1、克服溝通障礙的方法或途徑有( )

A、利用反饋

B、主動爭論

C、重復(fù)語言

D、情緒控制

標(biāo)準(zhǔn)答案：AD

解題思路：四種克服溝通障礙的途徑:(1)利用反饋 (2)精簡語言 (3)主動傾聽 (4)情緒控制

三、溝通方式

(一)溝通的方向

溝通方向可以分為垂直溝通和橫向溝通兩大類。

垂直溝通是指在團(tuán)體或組織中高低各個結(jié)構(gòu)層次之間進(jìn)行的溝通,它有下行溝通和上行溝通兩種形式:

下行溝通:是指信息由團(tuán)體或組織中具有較高權(quán)威的層級流向權(quán)威較低的層級的溝通過程。

上行溝通:是指由下屬向上級進(jìn)行的信息流通,其目的主要是匯報當(dāng)前的工作進(jìn)展、績效,反映現(xiàn)存的問題或困難,反映員工的意見、情緒。

練習(xí)一下：

1、橫向溝通可以是正式的,但更多情況下是非正式的,這時溝通的速度較快。下列那種情況不屬于垂直溝通( )

A、生產(chǎn)經(jīng)理聽取質(zhì)檢員報告

B、員工向人事經(jīng)理投訴

C、財務(wù)經(jīng)理與營銷經(jīng)理交換信息

D、總經(jīng)理參與新進(jìn)員工歡迎會

標(biāo)準(zhǔn)答案：C

解題思路：垂直溝通是指在團(tuán)體或組織中高低各個結(jié)構(gòu)層次之間進(jìn)行的溝通,它有下行溝通和上行溝通兩種形式。而C財務(wù)經(jīng)理與營銷經(jīng)理交換信息屬于平衡溝通。

(二)團(tuán)體中的正式溝通網(wǎng)絡(luò)

團(tuán)體中的溝通總是要通過一定的網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn),溝通網(wǎng)絡(luò)指團(tuán)體或組織內(nèi)信息流動的通道,常見的正式溝通網(wǎng)有五種(參見圖2-2):P35

(1)鏈狀溝通:是單一渠道的垂直溝通。(流水線)

(2)輪狀溝通:是一位主管與其他多人之間的溝通,主管負(fù)責(zé)所有成員信息的接收和發(fā)送,而其他成員相互之間沒有直接的溝通。(銷售經(jīng)理)

(3)環(huán)狀溝通:是溝通圈里的人兩兩之間進(jìn)行溝通,既可以是垂直和橫向溝通的結(jié)合,也可以是單純的橫向或垂直溝通。

(4)交錯型溝通:是溝通圈里的所有人之間都可以進(jìn)行信息交換,這是最不具層次結(jié)構(gòu)性的溝通形式,溝通方向很活躍。

(5)Y型溝通:是鏈狀與輪狀溝通的結(jié)合,是較復(fù)雜的垂直溝通。

(三)非正式的小道消息

1.小道消息的概念

小道消息的傳播是一個非正式的溝通系統(tǒng),它與組織中的正式溝通系統(tǒng)并存。小道消息包括所有的非正式信息,包括員工與社區(qū)中的其他人非正式傳播的組織信息。

人們傳播小道消息,是因為傳言可以滿足人們幾個方面的需要:首先,傳言可以降低個體的焦慮水平;其次,它有助于人們理清各種支離破碎的信息;第三,通過小道消息可以聯(lián)合其他人;第四,可以作為擁有地位、權(quán)力、本事的象征。

2.小道消息的特點、作用

小道消息的特點包括以下幾個方面

一是具有一定的準(zhǔn)確性

二是傳播速度極快;

三是難以防止小道消息有不同尋常的穿越嚴(yán)密的公司保密屏障的能力,我們很難對其加以控制。

小道消息在組織中的作用也表現(xiàn)在三個方面:1、向管理者提供了很多有關(guān)員工及其工作狀況的反饋信息,還可以使管理者知道員工所關(guān)心和憂慮的事情;2、它有助于信息在員工中的傳遞和擴(kuò)散,有助于將管理者的指令翻譯成員工熟悉的語言,因此有助于彌補(bǔ)管理者溝通中的失誤;3、可以用來傳播正式溝通渠道不適合傳播的信息,比如主管由于私人問題情緒不好而不愿意會見員工,而此消息不適合正式地通知員工,通過小道消息則可以將這個信息在員工中傳播開。

3.小道消息的傳播方式和應(yīng)對方法

從傳播形式來看,小道消息有幾種傳播形式:最常見的傳播形式是簇式傳播。

可能的方法包括:

(1)明確公開進(jìn)行重要決策的時間表,這樣可以減少人們的焦慮和猜測;

(2)解釋說明那些可能顯得不協(xié)調(diào)或具有神秘色彩的決定或行為;

(3)強(qiáng)調(diào)目前的決策與未來的計劃有保密的必要性,而不是躲藏、遮掩;

(4)公開討論最壞的情況,這比聽?wèi){人們自己胡思亂想要好一些;

(5)有意地向非正式溝通渠道透露一些消息,使小道消息有更準(zhǔn)確的信息,為組織服務(wù)。

練習(xí)一下

1、小道消息的特點包括( )

A、準(zhǔn)確性很低

B、傳播速度極快

C、有一定準(zhǔn)確性

D、只有少數(shù)人知道

標(biāo)準(zhǔn)答案：BC

解題思路：小道消息的特點包括以下幾個方面：一是具有一定的準(zhǔn)確性;二是傳播速度極快;三是難以防止。