2014年經(jīng)濟師考試教材《初級人力》講義：通用的工作分析方法

文章摘要：2014年初級經(jīng)濟師考試教材《初級人力》講義：通用的工作分析方法

第三節(jié) 通用的工作分析方法

通用的工作分析方法有:訪談法、問卷法、觀察法、工作實踐法、工作日志法、文獻分析法、主題專家會議法

一、訪談法

訪談法又稱為面談法，是指工作分析人員就某項工作，面對面地詢問任職者及其主管以及專家等對工作的意見或看法。按照結(jié)構(gòu)化程度劃分，訪談法分為結(jié)構(gòu)化訪談和非結(jié)構(gòu)化訪談。

通過結(jié)構(gòu)化訪談能夠全面收集信息，但不利于任職者進行發(fā)散性思維;通過非結(jié)構(gòu)化訪談可以根據(jù)實際情況靈活地收集工作信息，但信息缺乏完備性。在實踐中，往往將兩者結(jié)合使用。訪談法是目前在國內(nèi)企業(yè)中運用最廣泛、最成熟并且最有效的工作分析方法，是唯一適用于各類工作的方法。

工作分析訪談流程包括如下五個階段:

(1)準備階段:制訂訪談計劃、培訓(xùn)訪談人員以及編制訪談提綱。

(2)訪談開始階段:此階段的重點是幫助被訪談?wù)弑３中湃蔚男膽B(tài)。營造和諧、輕松的氣氛，尋找對方感興趣的問題;介紹訪談的流程及要求;重點強調(diào)本次工作分析的目的、目標、收集信息的用途及信息的分析方法;告知訪談已經(jīng)經(jīng)過上級同意，且強調(diào)本次訪談的保密性。

(3)訪談主體階段:尋找訪談“切人點”、詢問工作任務(wù)以及詢問工作任務(wù)的細節(jié)。

(4)訪談結(jié)束階段:這一階段應(yīng)該注意以下問題:允許被訪談?wù)咛釂?追問細節(jié)，并確認信息的真實性與完整性;重申工作分析的目的與訪談搜集信息的用途;告知下次訪談的內(nèi)容;感謝對方。

(5)訪談?wù)黼A段:訪談結(jié)束后，及時整理訪談記錄，為下一步信息分析提供清晰的和有條理的信息記錄。

訪談法的優(yōu)點在于訪談雙方可以當面交流，深人討論;工作分析人員可以根據(jù)需要隨時控制訪談進度、調(diào)整訪談提綱，提高工作分析的效率。其缺點在于工作分析人員容易受到任職者個人因素的影響導(dǎo)致收集到的信息扭曲;對員工個人和企業(yè)的日常工作產(chǎn)生影響。

練習一下:

1.下列屬于訪談法缺點的是( )

A.對員工和企業(yè)的日常工作產(chǎn)生影響

B.造成工作分析信息扭曲

C.可能使對方產(chǎn)生厭惡心理

D.不適用于危險工作

參考答案:AB

解題思路:這道試題是對訪談法缺點知識點的考查. 訪談法的缺點在于工作分析人員容易受到任職者個人因素的影響導(dǎo)致收集到的信息扭曲;對員工個人和企業(yè)的日常工作產(chǎn)生影響

二、問卷法

問卷調(diào)查法是通過讓被調(diào)查職位的任職者、主管及其他相關(guān)人員填寫調(diào)查問卷來獲取工作相關(guān)信息的方法。問卷調(diào)查操作程序簡單，成本較低，因此，大多數(shù)企業(yè)都采取此方法來收集工作相關(guān)信息。

工作分析問卷法的操作流程包括以下五個階段:

(1)問卷設(shè)計:針對所要收集的信息設(shè)計問卷。問卷的整體構(gòu)架中應(yīng)該包括三職位基本信息，職位設(shè)立的目的，工作職責，績效標準，工作聯(lián)系，組織構(gòu)架，工作特征，任職資格，所需培訓(xùn)和職業(yè)生涯。

(2)問卷測試:正式下發(fā)問卷之前，選取局部職位填寫問卷初稿以測試問卷，針對測試中的問題及時修訂和完善。

(3)樣本選擇:針對某一職位進行分析時，若目標職位任職者較少(3人以下)，則全體任職者均為調(diào)查對象，若任職者較多，則選取3-5人為宜。

(4)問卷發(fā)放與回收:對填寫者進行工作分析輔導(dǎo)培訓(xùn)，通過公司內(nèi)部通信渠道發(fā)放工作分析調(diào)查問卷;填寫過程中，工作分析人員及時跟蹤填寫狀況，解答疑難問題，統(tǒng)一填寫規(guī)范。回收問卷前將問卷反饋到被調(diào)查職位的直接上級，請他們對問卷中的信息進行確認、修正、簽字，確保信息真實性和準確性。

(5)問卷處理與運用:剔除回收問卷中的不合格問卷或重新進行調(diào)查，將相同職位的調(diào)查問卷進行比較分析，提煉正確信息，編制職位說明書。

問卷法的優(yōu)點在于其可以在短時間內(nèi)從眾多任職者那里收集所需的信息資料;調(diào)查范圍廣;不影響被調(diào)查人員的正常工作。缺點在于對問卷編制的技術(shù)要求較高;不同任職者因?qū)柧碇型瑯訂栴}理解可能存在差異導(dǎo)致產(chǎn)生信息誤差;問卷的回收率通常偏低。問卷法與訪談法具有極高的互補性，二者結(jié)合使用，是目前工作分析的主流方法。

練習一下:

1.( )與訪談法具有極高的互補性,二者結(jié)合使用,是目前工作分析的主流方法。

A.問卷法

B.觀察法

C.文獻分析法

D.工作實踐法

參考答案:A

解題思路: 教材上的原話.問卷法與訪談法具有極高的互補性，二者結(jié)合使用，是目前工作分析的主流方法。

三、觀察法

觀察法是一種傳統(tǒng)的工作分析方法，指工作分析人員直接到工作現(xiàn)場，對某些特定的工作活動進行觀察，收集、記錄有關(guān)工作的內(nèi)容、工作間的相互聯(lián)系、人與工作的關(guān)系，以及工作環(huán)境、條件等信息，并用文字或圖表形式記錄下來，然后進行分析和歸納總結(jié)的方法。觀察法主要適用于大量的、周期性和重復(fù)性較強的工作?？梢苑譃橹苯佑^察法、自我觀察法(工作日志法)以及工作參與法三種。按照結(jié)構(gòu)化程度，觀察法又可以分為結(jié)構(gòu)化觀察法和非結(jié)構(gòu)化觀察法。觀察法的結(jié)構(gòu)化程度是指觀察過程、記錄方式、結(jié)果整理等環(huán)節(jié)在多大程度上得以事先確定和統(tǒng)一。

工作分析觀察法的流程包括以下三個階段:

(1)觀察前準備階段:這一階段包括確定目標、選擇觀察對象、選擇合適的方法、確定時間地點、確認工具設(shè)備、分析人員的選拔培訓(xùn)六個環(huán)節(jié)。

(2)現(xiàn)場觀察與記錄階段:這一階段分為進人觀察現(xiàn)場和現(xiàn)場記錄兩個階段。其中現(xiàn)場觀察階段應(yīng)注意相互溝通，建立信任，并向被觀察對象簡要介紹工作分析的目的，為觀察的實施掃除一些障礙;記錄階段則應(yīng)嚴格遵守觀察記錄的流程要求，嚴肅、認真地完成記錄工作，適時交流、及時反饋。

(3)數(shù)據(jù)整理、分析與應(yīng)用階段:觀察結(jié)束后應(yīng)對收集的信息數(shù)據(jù)進行歸類整理，形成觀察記錄報告。數(shù)據(jù)整理根據(jù)采用的方法不同有不同的整理要求:對于結(jié)構(gòu)化的觀察結(jié)果，應(yīng)按照計劃要求，對收集的數(shù)據(jù)進行編碼、錄入計算機，以便分析;對于非結(jié)構(gòu)化調(diào)查則應(yīng)根據(jù)一定的邏輯順序進行整理排列，補齊觀察過程中的縮寫，形成一份描述性的報告，當然也可以加入個人判斷。

觀察法的優(yōu)點在于工作分析人員能夠比較全面和深入地了解工作要求;成本低、經(jīng)濟實用，且易操作。缺點在于不適用于腦力勞動要求比較高的工作，以及處理緊急情況的間歇性工作;可能使員工產(chǎn)生被監(jiān)視的厭煩心理;無法得到有關(guān)任職者資格要求的信息。

練習一下:

1.工作分析者通過對特定對象的觀察,取得相關(guān)信息,并把它們歸納整理為適用的文字資料,這種工作分析方法是( )。

A.典型事件法

B.觀察法

C.訪談法

D.工作實踐法

參考答案:B

解題思路:觀察法定義的考查.

2.現(xiàn)要對某公司基層文職職位做工作分析，應(yīng)該首選( )作為工作分析方法。

A. 觀察法

B.問卷調(diào)查法

C.任務(wù)清單法

D.主題專家會議法

參考答案：A

解題思路：觀察法主要適用于大量的、周期性和重復(fù)性較強的工作。

公司基層文職職位工作周期性和重復(fù)性都很強。

四、工作實踐法

工作實踐法是指工作分析人員直接參與所研究的工作，由此掌握工作分析所需的第一手資料的一種工作分析方法。

工作實踐法的操作流程主要包括以下三個階段:

(1)準備階段:在工作實踐之前，應(yīng)閱讀相關(guān)資料。應(yīng)與上級領(lǐng)導(dǎo)溝通，安排好實踐時間;應(yīng)向員工說明工作分析的目的和意義，獲得其理解和支持。

(2)實踐階段:在參與工作的同時，認真觀察工作流程并進行詳細的記錄。有疑問的地方及日訪員工或上級主管溝通。

(3)結(jié)束階段:工作實踐結(jié)束后，分析整理所收集的信息，并與事先收集的相關(guān)資料核對，確定該工作實際流程及相應(yīng)的工作職責。

工作實踐法的優(yōu)點在于可以了解到工作的實際任務(wù)以及在體力、環(huán)境、社會等方面的要求，適用于短期內(nèi)可以掌握的工作。其缺點在于不適用于需要大量訓(xùn)練和危險的工作。

練習一下:

1.通過工作分析者實行從事研究的工作,在工作過程中掌握有關(guān)工作要求的第一手資料來進行的工作分析是( )。

A.典型事例法

B.觀察法

C.訪談法

D.工作實踐法

參考答案:D

解題思路:工作實踐法定義的考查.

2.( )的優(yōu)點在于可以了解到工作的實際任務(wù)以及在體力、環(huán)境、社會等方面的要求。

A.工作實踐法

B.社會實踐法

C.訪談法

D.觀察法

參考答案：A

解題思路：工作實踐法的優(yōu)點在于可以了解到工作的實際任務(wù)以及在體力、環(huán)境、社會等方面的要求，適用于短期內(nèi)可以掌握的工作

五、工作日志法

工作日志法要求任職者在一段時間內(nèi)實時記錄自己每天發(fā)生的工作，按工作日的時間記錄下自己工作的實際內(nèi)容，形成某一工作職位一段時間以來發(fā)生的工作活動的全景描述。在缺乏工作文獻時，日志法的優(yōu)勢尤為明顯。

工作日志法操作流程主要包括以下三個階段:

(1)準備階段:包括表單設(shè)計、目標定位.培訓(xùn)相關(guān)人員及確定填寫周期四個環(huán)節(jié)。其中目標定位是指根據(jù)目標任職者的多少決定選擇哪些任職者為考查對象。當目標任職者較少的時候，可以全部作為考查對象。當目標任職者較多的時候，可選5一l0位任職者填寫工作日志，同時應(yīng)選取績效水平較高的任職者;

(2)日志填寫階段:通過中期講解、階段成果分析、工作分析交流會等方法進行過程監(jiān)控，督促被調(diào)查對象保質(zhì)保量地填寫好工作日志;

(3)信息分析整理階段:包括提煉工作活動、工作職責描述、工作任務(wù)性質(zhì)描述、工作聯(lián)系、工作地點描述及工作時間描述。

工作日志法的優(yōu)點是成本低、所需費用較少;對分析高水平與復(fù)雜的工作而言比較經(jīng)濟有效。缺點是無法對日志的填寫過程進行有效的監(jiān)控;任職者可能不會按照規(guī)定的填寫時間及時填寫工作日志;需要占用任職者足夠的填寫時間;信息可能記錄不全。

練習一下:

1.下列屬于工作日志法缺點的是( )

A.無法對日志填寫過程進行有效監(jiān)控

B.對文獻依賴性強

C.需要占用任職者足夠的填寫時間

D.信息可能記錄不全

參考答案:ACD

解題思路: 工作日志法的缺點是無法對日志的填寫過程進行有效的監(jiān)控;任職者可能不會按照規(guī)定的填寫時間及時填寫工作日志;需要占用任職者足夠的填寫時間;信息可能記錄不全。

六、文獻分析法

文獻分析法是一項經(jīng)濟且有效的信息收集方法，它是指通過對與工作相關(guān)的現(xiàn)有文獻進行系統(tǒng)性的分析來獲取工作信息。它一般用于收集工作的原始信息，編制任務(wù)清單初稿。

文獻分析法操作流程主要包括以下兩個階段:

1.確定信息來源

信息來源包括內(nèi)部信息和外部信息。

(1)內(nèi)部信息包括《員工手冊》、《公司管理制度》、《職位職責說明》、《績效評價》、《會議記錄》、《作業(yè)流程說明》,《 ISO質(zhì)量文件》、《分權(quán)手冊》、《工作環(huán)境描述》、《員工生產(chǎn)記錄》、《工作計劃》、《設(shè)備材料使用與管理制度》、《作業(yè)指導(dǎo)書》等;

(2)外部信息主要指其他企業(yè)工作分析的結(jié)果，這些資料可以為本企業(yè)的工作分析提供參照。為了保證所收集到的信息有較強的適用性，在收集信息的時候應(yīng)該注意兩點:第一，目標企業(yè)應(yīng)該與本企業(yè)在性質(zhì)上或者行業(yè)上具有較高的相似性:第二，目標職位應(yīng)該與本企業(yè)典型職位有較高的相似性。

2.確定并分析有效信息

進行文獻分析時，需要快速瀏覽文獻，從大量的文檔中尋找有效信息點。針對文獻中信息不完整和缺乏連貫性的情況，應(yīng)一一做好標記，在編制工作分析提綱時，作為重點問題加以明示;對于文獻中隱含的工作內(nèi)容以及績效標準，應(yīng)深人挖掘，在以后的分析中得以求證。

文獻分析法的優(yōu)點在于分析成本較低，工作效率高;能夠為進一步工作分析提供基礎(chǔ)資料、信息。其缺點在于收集到的信息不夠全面，尤其是小型企業(yè)或管理落后的企業(yè)往往無法收集到有效、及時的信息;要與其他工作分析方法結(jié)合起來使用。

練習一下：

1.適用于非操作類工作的工作分析方法是( )

A.觀察法

B.文獻分析法

C.主題專家會議法

D.工作要素法

參考答案：B

解題思路：文獻分析法定義的考查。

七、主題專家會議法

主題專家會議法是指熟悉目標職位的企業(yè)內(nèi)部人員和外部人員就目標職位的相關(guān)信息展開討淪，收集數(shù)據(jù)，驗證并確認分析結(jié)果。

主題專家會議法主要包括以下四個階段:

(1)確定主持人:主題專家會議的主持人最好是企業(yè)內(nèi)與目標職位相關(guān)的中層管理者。會議開始前人力資源部的工作分析人士需要對其進行專業(yè)指導(dǎo)和培訓(xùn)。

(2)選擇相關(guān)專家:主題專家一般以5-8人為宜，需要根據(jù)會議的主要目的確定。如果會議的主要目的是工作設(shè)計，則與會的主題專家應(yīng)包括職位的上級、咨詢專家、外部客戶、其他企業(yè)“標桿”職位的任職者等;若會議的目的是確定任職資格，則與會主題專家主要是上司、任職者、外部專家等。

(3)準備會議相關(guān)材料和設(shè)施:為了使會議更加具有針對性，提高會議的效率，會議主持人應(yīng)事先準備好相關(guān)書面材料或其他媒體材料，例如需確認的工作分析初稿、問卷、訪談提綱等。

(4)會議企劃與安排:進行會場布置以及后勤準備工作，提前通知與會者，并協(xié)助其準備好會議所需的相關(guān)文件資料。

主題專家會議法的優(yōu)點在于其操作簡單、成本低，適合各類企業(yè)開展;可以運用于工作分析的各個環(huán)節(jié)，具備多方溝通協(xié)調(diào)的功能，有利于工作分析結(jié)果最大限度的得到企業(yè)的認同以及后期的推廣。缺點在于其結(jié)構(gòu)化程度低，缺乏客觀性;要受到與會專家的知識水平及其相關(guān)工作背景的制約。

練習一下:

1.在實施主題專家會議法時,若會議的目的是確定任職資格，則與會主題專家主要是( )

A.外部客戶

B.任職者

C.上司

D.其他企業(yè)標桿職位的任職者

參考答案：BC

解題思路：若會議的目的是確定任職資格，則與會主題專家主要是上司、任職者、外部專家等。

練習一下：

1.工作分析的方法不包括: ( )

A.問卷調(diào)查法

B.工作日志法

C.書面測試法

D.面試法

參考答案:CD

解題思路:通用的工作分析方法有:訪談法、問卷法、觀察法、工作實踐法、工作日志法、文獻分析法、主題專家會議法