第一章　總則

　　第二章　業(yè)務(wù)檔案的管理

　　第三章　業(yè)務(wù)檔案的利用

　　第四章　附則

　　第一章　總則

　　第一條　為了維護(hù)會(huì)計(jì)師事務(wù)所、資產(chǎn)評(píng)估機(jī)構(gòu)及其委托單位的利益和合法權(quán)益，規(guī)范會(huì)計(jì)師事務(wù)所、資產(chǎn)評(píng)估機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)檔案管理，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《北京市實(shí)施〈中華人民共和國(guó)檔案法〉辦法》和《中國(guó)注冊(cè)會(huì)計(jì)師獨(dú)立審計(jì)準(zhǔn)則》，結(jié)合行業(yè)實(shí)際情況特制定本辦法。

　　第二條　本辦法所稱業(yè)務(wù)檔案是指會(huì)計(jì)師事務(wù)所、資產(chǎn)評(píng)估機(jī)構(gòu)在進(jìn)行有關(guān)審計(jì)、驗(yàn)資、資產(chǎn)評(píng)估、會(huì)計(jì)咨詢、會(huì)計(jì)服務(wù)、稅務(wù)代理等工作（以下簡(jiǎn)稱“業(yè)務(wù)工作”）中形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。

　　第三條　會(huì)計(jì)師事務(wù)所、資產(chǎn)評(píng)估機(jī)構(gòu)應(yīng)建立健全有效的業(yè)務(wù)檔案管理制度，以確保業(yè)務(wù)檔案的安全、完整和利用。

　　第四條　會(huì)計(jì)師事務(wù)所、資產(chǎn)評(píng)估機(jī)構(gòu)要明確一名負(fù)責(zé)人（法人代表或出資人或合伙人）分工負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案的組織領(lǐng)導(dǎo)工作；要指定專人對(duì)本所的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行管理，檔案人員應(yīng)取得北京市檔案局頒發(fā)的崗位資格證，并接受檔案繼續(xù)教育培訓(xùn)。

　　第五條　會(huì)計(jì)師事務(wù)所、資產(chǎn)評(píng)估機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)檔案管理人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)和知識(shí)素質(zhì)。

　　第六條　會(huì)計(jì)師事務(wù)所、資產(chǎn)評(píng)估機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，接受同級(jí)檔案行政管理部門(mén)、北京市財(cái)政局和北京注冊(cè)會(huì)計(jì)師協(xié)會(huì)（以下簡(jiǎn)稱“北京注協(xié)”）的監(jiān)督、指導(dǎo)。

　　第二章　業(yè)務(wù)檔案的管理

　　第七條　業(yè)務(wù)檔案管理基本內(nèi)容包括：按照業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、制度化要求，對(duì)業(yè)務(wù)報(bào)告、工作底稿等業(yè)務(wù)文件材料進(jìn)行收集、分類、立卷、整理、編目、歸檔、保管、利用、鑒定和銷(xiāo)毀。

　　第八條　各業(yè)務(wù)人員在業(yè)務(wù)工作結(jié)束后，必須將業(yè)務(wù)工作過(guò)程中形成的文件材料和工作底稿，按歸檔要求進(jìn)行整理后及時(shí)向檔案管理人員移交，任何人不得拒絕歸檔或據(jù)為己有。

　　第九條　業(yè)務(wù)檔案的立卷程序包括組卷、擬寫(xiě)案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件材料排列與編號(hào)，填寫(xiě)卷內(nèi)目錄和備考表及裝訂等工作內(nèi)容。

　　1、組卷：按照一個(gè)委托單位一項(xiàng)業(yè)務(wù)，原則上組成一個(gè)案卷。對(duì)于一項(xiàng)業(yè)務(wù)需要組成若干冊(cè)時(shí)，在每?jī)?cè)封面上必須注明此項(xiàng)業(yè)務(wù)共有多少冊(cè)，此冊(cè)是第幾冊(cè)。

　　2、會(huì)計(jì)師事務(wù)所、資產(chǎn)評(píng)估機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)文件材料按時(shí)間順序排列。卷內(nèi)文件材料排列順序：

　　（1）卷內(nèi)文件目錄；

　　（2）業(yè)務(wù)約定書(shū)；

　　（3）業(yè)務(wù)報(bào)告（正本在前，修改稿在后），管理建議書(shū)底稿及附本，會(huì)計(jì)報(bào)表及附注；

　　（4）委托單位聲明書(shū)，委托單位的未審會(huì)計(jì)報(bào)表；

　?。?）工作計(jì)劃；

　?。?）審計(jì)差異調(diào)整表及測(cè)算平衡表；

　?。?）業(yè)務(wù)完成后的工作總結(jié)；

　　（8）對(duì)委托單位相關(guān)內(nèi)部控制制度的研究與評(píng)價(jià)記錄；

　　（9）實(shí)施具體審計(jì)程序的記錄和資料；

　　（10）與委托單位、其他審計(jì)人員、專家和其他人員的會(huì)談?dòng)涗?、往?lái)函件；

　?。?1）重要法律文件、合同、協(xié)議和會(huì)議記錄的摘錄或副本；

　?。?2）與委托單位組織機(jī)構(gòu)及管理層人員結(jié)構(gòu)有關(guān)的資料；

　?。?3）與委托單位設(shè)立有關(guān)的法律性資料，如企業(yè)設(shè)立批準(zhǔn)證書(shū)、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、合同、協(xié)議、章程等文件或變更文件的復(fù)制件；

　　（14）其他與完成業(yè)務(wù)約定事項(xiàng)有關(guān)的資料。

　　3、卷內(nèi)文件材料的頁(yè)號(hào)編寫(xiě)：在卷內(nèi)有文字記錄的每頁(yè)文件材料正面的右上角和背面的左上角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)（阿拉伯?dāng)?shù)字書(shū)寫(xiě)），空白頁(yè)不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

　　4、業(yè)務(wù)檔案的裝訂和移交：

　　（1）裝訂：在裝訂前要除去文件材料金屬物，案卷裝訂要牢固、整齊、美觀。

　?。?）移交：業(yè)務(wù)部門(mén)立卷完畢后應(yīng)及時(shí)將業(yè)務(wù)檔案交本所業(yè)務(wù)檔案管理人員保管，同時(shí)辦理移交手續(xù)。

　　5、編制業(yè)務(wù)檔案案卷目錄：業(yè)務(wù)檔案管理人員結(jié)合實(shí)際采用“分年度法”或“混年度法”，對(duì)業(yè)務(wù)檔案本著便于查找、利用的原則編制業(yè)務(wù)檔案案卷目錄。

　　6、卷內(nèi)文件材料目錄的格式：見(jiàn)附表（一）

　　備考表的格式：見(jiàn)附表（二）

　　業(yè)務(wù)檔案案卷封皮格式：見(jiàn)附表（三）

　　第十條　會(huì)計(jì)師事務(wù)所、資產(chǎn)評(píng)估機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)檔案采用“復(fù)式結(jié)構(gòu)分類法”進(jìn)行分類，其方法有：

　　1、按“年度——業(yè)務(wù)項(xiàng)目——委托單位”分類。將業(yè)務(wù)檔案先按年度分開(kāi)，然后每個(gè)年度下再按業(yè)務(wù)項(xiàng)目分開(kāi)，之后每一個(gè)業(yè)務(wù)項(xiàng)目再按每一個(gè)委托單位分開(kāi)。其中業(yè)務(wù)項(xiàng)目按照審計(jì)、驗(yàn)資、資產(chǎn)評(píng)估、會(huì)計(jì)咨詢、會(huì)計(jì)服務(wù)、稅務(wù)代理、其他等進(jìn)行分項(xiàng)。

　　2、按“年度——委托單位——業(yè)務(wù)項(xiàng)目”分類。即先按年度分開(kāi)，然后在年度下按每一個(gè)委托單位分，在每一個(gè)委托單位之下再按業(yè)務(wù)項(xiàng)目進(jìn)行分類。業(yè)務(wù)項(xiàng)目分類方法同上。

　　3、按“委托單位——年度——業(yè)務(wù)項(xiàng)目”分類。即先按委托單位分類，然后再按年度分，最后在年度下再按業(yè)務(wù)項(xiàng)目進(jìn)行分類。業(yè)務(wù)項(xiàng)目分類方法同上。

　　會(huì)計(jì)師事務(wù)所、資產(chǎn)評(píng)估機(jī)構(gòu)可根據(jù)情況自行選定其中一種分類方法。分類方法一經(jīng)確定，不得隨意更改。

　　第十一條　業(yè)務(wù)檔案保管期限分為永久和定期兩種。

　　永久檔案是指具有長(zhǎng)遠(yuǎn)使用價(jià)值，并對(duì)以后工作具有重要影響和直接作用的檔案。

　　定期檔案是指在一定期限內(nèi)具有保存價(jià)值和一定查考價(jià)值的檔案。

　　1、定期檔案自報(bào)告簽發(fā)之日起保存十年。

　　2、不再繼續(xù)委托業(yè)務(wù)的單位，其檔案按十年保管。

　　第十二條　業(yè)務(wù)檔案必須設(shè)專柜保管，要做好八防，即：防盜竊、防火、防塵、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防光、防污染，確保業(yè)務(wù)檔案的安全。

　　第十三條　會(huì)計(jì)師事務(wù)所、資產(chǎn)評(píng)估機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)檔案管理人員因工作需要發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應(yīng)辦理檔案交接手續(xù)，安排有關(guān)人員監(jiān)交。交接手續(xù)辦理完畢后，移交人、接收人、監(jiān)交人都要在移交表上簽章。移交人必須辦完移交手續(xù)后方可離開(kāi)。

　　第十四條　會(huì)計(jì)師事務(wù)所、資產(chǎn)評(píng)估機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立健全業(yè)務(wù)檔案歸檔交接、借閱、復(fù)印登記、保密等管理制度，完善業(yè)務(wù)檔案借閱手續(xù)，對(duì)業(yè)務(wù)檔案中涉及的商業(yè)秘密予以保密。

　　第十五條　會(huì)計(jì)師事務(wù)所、資產(chǎn)評(píng)估機(jī)構(gòu)中的任何人不得對(duì)檔案進(jìn)行損毀、涂改、偽造和泄密。對(duì)違反規(guī)定已造成損失的人員，由檔案行政管理部門(mén)、有關(guān)主管部門(mén)依法處理。

　　第十六條　會(huì)計(jì)師事務(wù)所、資產(chǎn)評(píng)估機(jī)構(gòu)因撤銷(xiāo)、解散或其它原因而終止的，其業(yè)務(wù)檔案由股東代為保管，或由所屬地區(qū)檔案館根據(jù)檔案價(jià)值確定接收或有償代管。會(huì)計(jì)師事務(wù)所、資產(chǎn)評(píng)估機(jī)構(gòu)合并的，原各會(huì)計(jì)師事務(wù)所、資產(chǎn)評(píng)估機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)檔案，由合并后的會(huì)計(jì)師事務(wù)所、資產(chǎn)評(píng)估機(jī)構(gòu)保管。

　　第十七條　業(yè)務(wù)檔案的銷(xiāo)毀：業(yè)務(wù)檔案保管期滿后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行鑒定工作，對(duì)確定沒(méi)有繼續(xù)保存價(jià)值的進(jìn)行銷(xiāo)毀。由業(yè)務(wù)檔案管理人員編造銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)股東大會(huì)履行法定程序后，作出銷(xiāo)毀業(yè)務(wù)檔案決議，并由法人代表和業(yè)務(wù)檔案管理人員共同在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀清冊(cè)需注明“已銷(xiāo)毀”字樣和銷(xiāo)毀日期。

　　第十八條　會(huì)計(jì)師事務(wù)所、資產(chǎn)評(píng)估機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)檔案銷(xiāo)毀決議和清冊(cè)由本所長(zhǎng)期保管，并報(bào)北京注協(xié)備案同時(shí)報(bào)一份有效的“銷(xiāo)毀業(yè)務(wù)檔案決議”。

　　第三章　業(yè)務(wù)檔案的利用

　　第十九條　業(yè)務(wù)檔案的利用是指對(duì)業(yè)務(wù)檔案的借閱、復(fù)印和摘錄等。

　　第二十條　會(huì)計(jì)師事務(wù)所、資產(chǎn)評(píng)估機(jī)構(gòu)的有關(guān)人員借閱業(yè)務(wù)檔案要嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度。

　　第二十一條　法院、檢察院及有關(guān)部門(mén)依法查閱會(huì)計(jì)師事務(wù)所、資產(chǎn)評(píng)估機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案時(shí)，按規(guī)定辦理必要手續(xù)后方可查閱。

　　第二十二條　因業(yè)務(wù)工作需要，并經(jīng)委托人同意，不同會(huì)計(jì)師事務(wù)所、資產(chǎn)評(píng)估機(jī)構(gòu)之間的注冊(cè)會(huì)計(jì)師、注冊(cè)資產(chǎn)評(píng)估師可以要求查閱業(yè)務(wù)檔案。

　　第二十三條　查閱業(yè)務(wù)檔案的單位和個(gè)人未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得自行復(fù)制。

　　第二十四條　外單位需要復(fù)制時(shí)應(yīng)在復(fù)制件上注明案卷號(hào)、頁(yè)號(hào)、復(fù)制無(wú)誤等字樣，同時(shí)加蓋本單位查閱檔案專用章。

　　第四章　附則

　　第二十五條　會(huì)計(jì)咨詢、會(huì)計(jì)服務(wù)的業(yè)務(wù)檔案參照本辦法執(zhí)行。稅務(wù)代理及今后新開(kāi)展的其他業(yè)務(wù)工作形成的業(yè)務(wù)檔案按照有關(guān)行業(yè)管理部門(mén)規(guī)定執(zhí)行，沒(méi)有規(guī)定的參照本辦法執(zhí)行。

　　第二十六條　本辦法自2002年1月1日起執(zhí)行。

　　第二十七條　本辦法由北京市財(cái)政局、北京市檔案局委托北京注冊(cè)會(huì)計(jì)師協(xié)會(huì)負(fù)責(zé)解釋。