各市、地區(qū)國家稅務局，省稅務學校：

　　根據(jù)國家稅務總局1998年12月30日印發(fā)的《全國稅務機關公文處理辦法（修訂稿）》（國稅發(fā)[1998]227號）等有關規(guī)定，結合近年來各級國稅機關公文處理工作和辦公自動化逐步實施的實際情況，現(xiàn)制定和印發(fā)《全省國稅機關公文處理辦法》，自1999年6月1日起施行。1995年1月23日轉發(fā)的《全國稅務機關公文處理辦法》（魯國稅發(fā)[1995]33號）同時廢止，1998年8月4日印發(fā)的《山東省國家稅務局機關工作規(guī)則》中的《公文處理辦法》與本通知規(guī)定不一致的，一律改按本通知規(guī)定執(zhí)行。

　　全省國稅機關公文處理辦法

　　第一章 總則

　　第一條為了使全省各級國稅機關的公文處理工作進一步現(xiàn)規(guī)范化、制度化、科學化，提高工作效率和公文質量，根據(jù)國務辦公廳、省政府辦公廳發(fā)布的《國家行政機關公文處理辦法》和《全國稅務機關公文處理辦法（修訂稿）》等有關規(guī)定，制定本辦法。

　　第二條國稅機關公文（包括電報，下同）是國稅機關在稅務管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務文書，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策、法律、法令，發(fā)布稅務規(guī)章，施行稅務行政措施，分配稅收計劃，請示和答復問題，布置、指導和商洽工作，報告工作情況，交流工作經(jīng)驗的重要工具。做好公文處理工作，對執(zhí)行政策、保障工作、完成任務會起到重要的作用。

　　第三條各級國稅機關的辦公室是公文處理的管理機構，主管本機關的公文處理工作，負責公文收發(fā)；分辦、傳遞、審核、催辦、印制、用印、立卷、歸檔和銷毀等，并負責指導、督查下級國稅機關的公文處理工作。

　　第四條各級國稅機關的辦公室應當設立文秘部門或者配備專職人員負責公文處理工作。文秘人員應當思想過硬，忠于職守，廉潔正派，經(jīng)過業(yè)務學習和培訓，具備有關專業(yè)知識。各級國稅機關應當重視公文處理工作，為公文處理創(chuàng)造必要的條件，充分調動文秘人員的工作積極性。

　　第五條各級國稅機關要發(fā)揚深入實際、聯(lián)系群眾、調查研究、實事求是和認真負責的工作作風，克服官僚主義、形式主義和文牘主義，不斷改善辦公手段，逐步實現(xiàn)辦公自動化，行文要少而精，切實注重效用，努力提高公文處理工作的效率和質量。

　　第六條公文處理工作必須做到及時、準確、安全，避免漏發(fā)、誤發(fā)、積壓、錯傳；必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和有關保密規(guī)定，不失密、泄密，確保國家秘密安全。

　　第七條各級國稅機關的公文處理工作，應當貫徹“黨政分開”的原則。

　　第二章 公文主要種類

　　第八條國稅機關的公文種類主要包括：

　?。ㄒ唬┟睿睿＿m用于依照有關法律、行政法規(guī)規(guī)定發(fā)布稅務規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；獎勵有關人員；撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定。

　?。ǘQ定、決議。“決定”適用于對重要事項或重大行動做出安排?！皼Q議”適用于經(jīng)會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項。

　?。ㄈ┲甘?。適用于對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則。

　　（四）公告、通告。“公告”適用于向國內外宣布重要事項或法定事項。“通告”適用于在一定范圍內公布應當遵守或周知的事項。

　?。ㄎ澹┩ㄖ?。適用于頒發(fā)政策法規(guī)和行政規(guī)章；轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，批轉下級機關的公文；頒發(fā)本機關的規(guī)范性文件；傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者共同執(zhí)行的事項；任免和聘用干部。

　?。┩▓?。適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。

　　（七）報告。適用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見或者建議，答復上級機關的詢問。

　?。ò耍┱埵?。適用于向上級機關請求指示、批準。

　?。ň牛┡鷱?。適用于答復下級機關的請示事項。

　?。ㄊ┖＿m用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題；向有關主管部門請示批準等。

　　（十一）會議紀要。適用于記載和傳達會議議定事項和主要精神。

　　第三章 公文格式

　　第九條國稅機關公文一般由文頭、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件、印章（或落款）、成文時間、附注、主題詞、妙送機關、印發(fā)機關、印發(fā)時間、打印份數(shù)、打印人、校對人等部分組成。

　?。ㄒ唬┪念^。文頭一般為發(fā)文機關名稱加上“文件”二字組成，有的文件（如函）也可以略去“文件”二字。發(fā)文機關應為全稱或者規(guī)范化簡稱。如聯(lián)合行文，主辦機關應當排列在前。

　?。ǘ┟孛艿燃墶１Ｃ芄膽敯疵芗墑澐值囊?guī)定，在文件首頁右上方分別注明“絕密”、“機密”、“秘密”和保密年限?！敖^密”、“機密”公文應當在文件首頁左上角標明份數(shù)和序號。

　?。ㄈ┚o急程度。緊急文件應當根據(jù)重要程度、時間要求，在文件首頁右上方分別注明“特急”或“急件”；緊急電報應當分別標明“特急”、“加急”或“平急”。同一公文既是密件又是急件的，秘密等級標于緊急程度之下。

　?。ㄋ模┌l(fā)文字號。發(fā)文字號一般由行政區(qū)域代字、發(fā)文機關或單位代字、年號（公元全稱）、序號組成。聯(lián)合行文只標明主辦機關或單位的發(fā)文字號。

　?。ㄎ澹┖灠l(fā)人。上報的公文（如請示、報告）應當在文件首頁紅線右上方注明簽發(fā)人的姓名，與發(fā)文字號位于同一水平線上，發(fā)文字號可適當左移。聯(lián)合上報的公文，應當注明聯(lián)合機關或單位簽發(fā)人的姓名。

　?。祟}。標題一般應當標明發(fā)文機關名稱或規(guī)范化簡稱、發(fā)文事由和公文文種。上報的公文，標題中不標出發(fā)文機關名稱。標題應恰當準確、簡明扼要地概括公文的主要內容。在標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱可加書名號外，一般不加標點符號。轉發(fā)上級機關的文件，如其標題過長，可以自擬事由摘要轉發(fā)，但不能以上級機關文件的發(fā)文字號代替。

　?。ㄆ撸┲魉蜋C關。主送機關一般應寫于標題之下、正文之上，頂格并加冒號。主送機關為兩個或兩個以上的，應按照各自的性質、職權和隸屬關系等依次排列。有的公文（如決定、決議、會議紀要等）也可將主送機關寫于正文之后，但要位于抄送機關之上。

　　（八）正文。正文是公文的主體，應當表達準確，層次清晰，言簡意賅，突出主題。文件層次不宜過多，應力求簡潔。

　　（九）附件。公文如有附件，應在正文之后（空一行）、發(fā)文時間和印鑒之上，注明“附件”字樣、附件序號和全稱。在附件的首頁“附件”字樣就標在左上角，并加序號。附件應當與正文裝訂在一起，如果附件在兩個或兩個以上的，要在每份附件首頁左上角標明順序號；如果不能合訂，應當在每份附件首頁左上角標明文件的發(fā)文字號和附件的順序號。如附件不需打印或者不發(fā)，應當注明。印發(fā)規(guī)章等文件或轉發(fā)文件時，正文標題中已經(jīng)標明所印發(fā)或轉發(fā)文件名稱的，文末不再將所印發(fā)或轉發(fā)的文件列為附件。

　?。ㄊ┏晌臅r間。成文時間以領導人簽發(fā)的日期為準。聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關領導人的簽發(fā)日期為準。電報的成文時間以發(fā)出日期為準。

　?。ㄊ唬┯≌隆C關公文除會議紀要和翻印的文件外，必須加蓋印章。印章應當在正文之后的右下方加蓋在發(fā)文時間的中上方，上沿不壓正文，底邊在發(fā)文時間之下。正文末頁無法加蓋印章的，要另加空白頁標明成文時間并蓋章，同時在該頁上方注明“（此頁無正文）”字樣。印章要與發(fā)文機關相一致。幾個單位聯(lián)合上報的非法規(guī)性文件，由主辦機關加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的文件，聯(lián)合發(fā)文機關都應加蓋印章，印章順序應與行文機關順序相吻合，主辦機關的印章應與成文時間相疊。

　?。ㄊ└阶?。附注是發(fā)文機關對公文內容以外某些事項進行說明和提出要求，如“此件發(fā)至縣級”、“此件只在內部傳達，不得對外宣傳”等。附注一般位于發(fā)文時間和印章的左下方，并標在圓括號內。

　?。ㄊ┲黝}詞。主題詞應標在發(fā)文時間和印章之下，抄送機關之上，頂格寫。一份文件標引的主題詞一般不超過6個。上報的文件，應當按照上級機關的要求標注主題詞。

　?。ㄊ模┏蜋C關。抄送機關應頂頭標明在文件末頁的主題詞之下。抄送機關按上級機關、平級機關、下級機關次序排列，機關之間一般按黨、政府、軍隊、人大、政協(xié)、法院、檢察院、人民團體、民主黨派等次序排列。抄送機關應標其全稱或規(guī)范化簡稱。

　?。ㄊ澹┯“l(fā)機關、印發(fā)時間、打印份數(shù)、打印人、校對人。印發(fā)機關和印發(fā)時間標在文件末尾的倒數(shù)第二行左、右兩側，打印份數(shù)、打印人和校對人依次標在文件末尾的最后一行。此五項內容都應據(jù)實標明。

　　第十條公文的文字從左至右橫寫、豎排。少數(shù)民族文字按其習慣書寫、排版。

　　第十一條公文用紙一般為16開型（長260毫米、寬185毫米），左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。

　　第四章 行文規(guī)則

　　第十二條各級國稅機關應當根據(jù)各自的隸屬關系和工作需要，在自己的職權范圍內行文，不得越權行文。

　　第十三條各級國稅機關的辦公室根據(jù)局領導的授權，可以代本級國稅機關行文。各級國稅機關的業(yè)務部門因工作需要，可以在自己的職權范圍內，向下級國稅機關的業(yè)務部門和其它機關的有關部門發(fā)函。

　　第十四條各級國稅機關在自己的職權范圍內可以與同級政府各部門相互行文，可以向下一級政府的有關業(yè)務部門行文，也可以根據(jù)有關規(guī)定向下一級政府行文。須經(jīng)政府審批的事項，經(jīng)政府同意后，也可以由國稅機關行文，文中可以注明經(jīng)政府同意。

　　第十五條向上級機關行文不得抄送下級機關；向下級機關的重要行文，應當同時抄送直接上級機關；向上級機關行文和向下級機關行文，可以抄送同級機關；向同級機關行文可以抄送其它同級機關。轉發(fā)上級機關文件，如無補充內容，可不抄送上級機關。

　　第十六條同級之間、機關內部各部門之間對有關問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關有權責令糾正或者撤銷。

　　第十七條各級國稅機關可以與同級政府、政府各同級部門、行使行政職能的事業(yè)單位和人民團體聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應當確有必要。

　　第十八條各級國稅機關一般不得越級行文。因特殊情況（如重大災害、重大案件、重大事故或者下級機關反映其直接上級機關和領導人的問題等）必須越級請示時，應當抄送被越過的上級機關。上級機關批復越級上報的請示時，也應當抄送被越過的機關。

　　第十九條“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送機關，如需同時送其它機關，應當用抄送形式，但不得同時抄送下級機關。除領導直接交辦的事項外，“請示”不得直接送領導者個人。一般不直接向非主管的上級業(yè)務機關行文，若需要時應與同級有關部門聯(lián)合行文上報。

　　第二十條“報告”與“請示”應當嚴格分開，“報告”中不得夾帶請示事項。

　　第二十一條受雙重領導的機關向上級機關請示，應當寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責答復。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一上級機關。

　　第二十二條經(jīng)批準在報刊上全文發(fā)布的稅務法規(guī)和規(guī)章，應當視為正式公文依照執(zhí)行，各級國稅機關可以不再行文。同時，由發(fā)文機關印制少量文本，供存檔備查。

　　第二十三條領導講話，均不以公文形式下發(fā)。對使用電話、廣域網(wǎng)絡或發(fā)便函即可辦理的事項，不發(fā)正式公文。

　　第二十四條各級國稅機關除答復人大代表的建議、意見和政協(xié)委員的提案外，一般不對個人行文。

　　第五章 公文辦理

　　第二十五條公文辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序。

　?。ㄒ唬┩鈦砉囊话阌筛骷墖悪C關辦公室文秘部門統(tǒng)一收辦。對外來公文，應隨收隨拆、隨登記。所收文件不止一份的，要在每份文件上都標明份數(shù)。

　　（二）對需要辦理的公文，文秘部門應當及時提出擬辦意見送領導人批示，或者交有關部門辦理。對緊急公文，文秘部門應立即送領導人閱批或分送有關部門辦理，并按照上級規(guī)定或者有關方面要求的時限，提出具體的辦理時限。

　?。ㄈ╊I導人在閱批文件時應當明確簽署意見，并署寫姓名和時間；其他審閱人如圈閱或簽字并署明時間，應當視同意。

　?。ㄋ模┏修k單位應當根據(jù)領導人閱批的意見抓緊辦理，不得延誤、推委，對不屬于本單位職權范圍或者不適宜本單位辦理的，應當迅速退回交辦的文秘部門并說明理由。對于內容涉及面廣、問題較復雜、不能在規(guī)定時限內辦理完畢的，主辦單位應當向文秘部門和領導人或者有關方面說明原因。

　?。ㄎ澹ι霞墮C關文件中布置的重要工作和領導人的指示、批示、交辦事項，以及送領導人批示或者交有關部門辦理的公文，文秘部門要負責催辦、查辦，做到緊急公文跟蹤催辦、查辦，重要公文重點催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦。對需要查辦落實的事項，有規(guī)定時限的按規(guī)定時限完成；未規(guī)定時限的，一般應在30天內辦結；對有特殊要求的，要特事特辦。因情況特殊需要延長查辦時間的，要及時報告原因和辦理進展情況。對下發(fā)的重要發(fā)文，應當及時了解和反饋執(zhí)行情況。對逾期未辦的公文，要查明情況，及時處理，防止延誤和漏辦。

　?。┥霞墮C關的秘密公文，除絕密和注明不準翻印的以外，經(jīng)下一級機關負責人或者辦公室主任批準，可以翻印。翻印時，應當注明翻印的機關、時間、份數(shù)和印發(fā)范圍。密碼電報不得翻印、復制。

　　第二十六條發(fā)文辦理一般包括擬稿、審批、審核、簽發(fā)、印制、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。

　　（一）擬辦公文時，應當使用規(guī)定的公文稿紙或者使用計算機專用紙打印，按照格式要求認真擬寫。擬稿人、擬稿人所屬部門主管領導要依次把關并簽署姓名和時間，然后送辦公室核稿。

　?。ǘ└骷墖悪C關的辦公室，必須做好公文的審核、把關工作。辦公室審核公文的重點是：是否需要行文；是否符合國家的方針、政策和法律、法規(guī)及有關規(guī)定；是否與有關部門、地區(qū)協(xié)商、會簽；附件和原始資料是否齊全，文字表述、文種使用、行文關系、公文格式等是否符合本辦法的有關規(guī)定。需要機關內部有關單位會簽的文件，會簽后送辦公室審核。

　?。ㄈ┕慕?jīng)辦公室審核后，送機關領導人簽發(fā)。未經(jīng)辦公室審核的公文，領導人一律不予簽發(fā)。重要的或者涉及面廣的公文，必須由正職或者由正職委托的副職領導人簽發(fā)。特別重要、關系重大的公文，要經(jīng)領導人集體研究決定后簽發(fā)。擬稿人不能簽發(fā)自己起草的文稿。領導人簽發(fā)后的公文，未經(jīng)簽發(fā)人同意，不得改動。需要外單位會簽的公文，應先經(jīng)本單位辦公室審核和領導人審簽。外單位來會簽的公文，有關部門應在本單位領導人會簽后，將會簽文稿復印一份備查。公文運轉已實現(xiàn)辦公自動化的，領導人除在電子文件上簽發(fā)外，必須在打印出的紙質稿頭的簽發(fā)欄內親筆簽發(fā)。審批公文，最后簽發(fā)人應當明確簽署意見寫明“發(fā)”或“不發(fā)”，并署寫姓名和審批時間。

　?。ㄋ模┓补闹猩婕皣悪C關職權范圍以外的問題，需要其它有關部門或地區(qū)配合及其下屬機關共同執(zhí)行的規(guī)定和辦理的事項，應與有關部門或地區(qū)聯(lián)合行文或會簽。

　?。ㄎ澹┬枰哉蛘k公廳（室）名義行文的，由承辦機關使用專用擬稿紙代擬文稿，經(jīng)本單位領導人審簽后，由辦公室統(tǒng)一報送。

　?。└骷墖悪C關的辦公室負責明碼電報和密碼電報的收發(fā)與管理。凡涉及全局性的重要事項、稅收政策、重要會議及其它重大事宜，時限要求非常緊迫的，可以擬發(fā)傳真電報。擬發(fā)傳真電報，須使用傳真電報專用稿紙擬稿，按正常行文程序送機關領導人簽發(fā)（其他人員不得簽名）。電報未經(jīng)機關領導人簽發(fā)不得發(fā)出。

　　在電報的具體操作過程中，必須嚴格按照有關保密規(guī)定辦理。不得密電明復、明電密電混用。在明碼電報和公文中，不得直接引用密碼電報的文號、日期和內容，不得將密碼電報作為普通公文的附件。

　?。ㄆ撸┎輸M公文應當做到以下幾點：

　　1、符合國家的方針、政策和法律、法規(guī)及有關規(guī)定。

　　2、情況確實，觀點明確，條理清楚，文字精煉，篇幅力求簡短。

　　3、人名、地名、數(shù)字、引文準確無誤。公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結構層次序號和詞、詞組、慣用語、縮略語、專用術語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)碼。計算單位必須使用國家法定計量單位。引用公文時應當先引標題，后引發(fā)文字號，發(fā)文字號在文件的標題后用圓括號注明，日期應當寫明年、月、日。

　　4、用詞用字準確、規(guī)范。文內使用簡稱時，應當先用全稱，并注明簡稱。

　　5、草擬、修改和簽批文件，用筆用墨必須符合存檔要求，要使用鋼筆，不得使用鉛筆和圓珠筆。不要在文稿裝訂線的左側修改、書寫公文。修改、校對擬文稿，要用標準的校對符號和表示方法。不得使用異體字、繁體字和不規(guī)范簡化字。不整潔的文稿應當謄清后再送領導人簽發(fā)。

　　6、糾正、修訂或更正已發(fā)出的公文，一般應用原發(fā)文文種，不能用非公文形式糾正、修訂或更正公文。

　　7、多層次結構的公文分層標識方法為：第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1、”，第四層為“（1）”。法規(guī)性、規(guī)章性的文件，可采用“章、條、款”等標識方法。

　　8、公文如有附件，應在底稿的文頭紙附件欄內注明附件的全稱和順序號。

　　第二十七條向上級呈報的公文，如有關方面意見不一致，應當如實反映，不得隱瞞。

　　第二十八條上報的公文，如不符合本辦法第十八條、第十九條和第二十七條的規(guī)定，上級機關的文秘部門可以退回呈報單位。

　　第二十九條傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保安全。利用計算機、傳真機等傳輸秘密公文，必須采用加密裝置。絕密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸。

　　第三十條辦公室負責公文文稿的打印、裝訂和發(fā)出。文稿擬辦單位負責校對打印稿，不得出現(xiàn)錯漏。公文發(fā)出應做到及時、準確、安全，避免漏發(fā)、誤發(fā)。

　　第三十一條公文在發(fā)出前，應由辦公室加蓋局機關印章。各級國稅機關的印章由辦公室統(tǒng)一管理使用；職能部門的印章，由職能部門自行保管。機關的印章必須由機關領導人或授權辦公室主任簽字或同意后方可使用。用印時，應當墨跡清晰、騎年壓月。

　　第六章 公文立卷、歸檔和銷毀|

    第三十二條公文辦完后，應當根據(jù)國家檔案法和有關規(guī)定，及時將公文定稿、正本和有關材料交本部門文秘人員整理立卷。電報隨同文件一起立卷。

　　第三十三條公文歸檔，應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理立卷；要保證檔案的齊全、完善，能正確反映本機關的主要工作情況，以便于保管和利用。

　　第三十四條已實現(xiàn)辦公自動化取消紙質文件的單位，應將機關領導人親筆簽發(fā)并加蓋本單位印章的紙質文件作為定稿歸檔；正式發(fā)文加蓋本單位印章后歸檔。公文處理和檔案管理同時實現(xiàn)自動化的，電子文件直接歸入檔案數(shù)據(jù)庫；檔案管理未實現(xiàn)自動化的，應當先建立文件數(shù)據(jù)庫接受應歸檔的電子文件，待實現(xiàn)檔案管理自動化后，再轉入檔案數(shù)據(jù)庫。

　　第三十五條聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位立卷，其它單位保存復制件。

　　第三十六條公文復制件作為正式文件使用時，應當加蓋復制機關證明章，視同正式文件妥善保管。

　　第三十七條重要會議形成的文件，包括錄音帶、錄像帶、照片等有關材料，應當由會議組織人員負責交本機關文秘部門立卷。

　　第三十八條案卷應當確定保管期限，按照有關規(guī)定定期向檔案部門移交。個人不得保存應當歸檔的公文。

　　第三十九條沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別和主管領導人批準，可以定期銷毀。銷毀秘密公文，應當進行登記，由二人監(jiān)銷，保證不丟失，不漏銷。銷毀文件的組織和監(jiān)銷工作，由各級國稅機關的辦公室負責。

　　第七章 附則

　　第四十條稅務法規(guī)、規(guī)章方面的公文，依照有關行政法規(guī)處理。各業(yè)務部門的專業(yè)文書、執(zhí)法文書按有關規(guī)定處理。外事方面的公文處理，依照外交部門的有關規(guī)定辦理。

　　第四十一條實行公文處理和檔案管理辦公自動化的，對公文處理和檔案管理另有特殊要求的，按照有關要求辦理。

　　第四十二條本辦法由山東省國家稅務局辦公室負責解釋。

　　第四十三條本辦法自1999年6月1日起施行，其它有關公文處理的規(guī)定，凡與本辦法不一致的，以本辦法為準。