第一，會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀及其原因。

　　一是會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量不高。會(huì)計(jì)資料是會(huì)計(jì)核算過程中形成的記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生、執(zhí)行情況的資料，是會(huì)計(jì)檔案的組成要件，其收集裝訂是由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)人員來完成的，因此會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量取決于會(huì)計(jì)人員對會(huì)計(jì)資料的審核監(jiān)督及收集裝訂。會(huì)計(jì)資料的審核是確保其質(zhì)量的重要措施之一，也是會(huì)計(jì)人員的職責(zé)，但實(shí)際工作中由于會(huì)計(jì)職能的弱化，會(huì)計(jì)的監(jiān)督職能未能很好地發(fā)揮作用，不能確保會(huì)計(jì)資料的真實(shí)、合法，或者是合法的會(huì)計(jì)資料掩蓋了非法的經(jīng)濟(jì)行為。同時(shí)由于裝訂是由會(huì)計(jì)人員來完成，一般采取誰收集、誰裝訂的方法，難以保證其統(tǒng)一的整齊規(guī)范和美觀大方。

　　二是沒有設(shè)置獨(dú)立的檔案部門，會(huì)計(jì)檔案的安全和保密性難以保障。檔案部門是會(huì)計(jì)檔案管理工作的組織保證，設(shè)置獨(dú)立檔案部門是工作的需要也是法律規(guī)章的要求。但實(shí)際工作中很多醫(yī)院，大多數(shù)均未設(shè)置此機(jī)構(gòu)，各類檔案工作由檔案形成人員負(fù)責(zé)，大量的收費(fèi)票據(jù)由收費(fèi)處保管，會(huì)計(jì)憑證裝訂保管由收集的會(huì)計(jì)人員負(fù)責(zé)，會(huì)計(jì)賬簿、其他會(huì)計(jì)資料、電算化系統(tǒng)管理及介質(zhì)存儲(chǔ)等。由于會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部沒有指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案管理，各處工作分散、存放分散、管理環(huán)節(jié)分散，電算化會(huì)計(jì)資料未及時(shí)打印出來，沒有清點(diǎn)、裝訂成冊及沒有匯總的清冊記錄，造成檔案保管不規(guī)范，難以保證檔案的完整、安全和保密。這種現(xiàn)象隨著醫(yī)院規(guī)模不斷擴(kuò)大，業(yè)務(wù)量激增，甚至出現(xiàn)不斷惡化的趨勢。

　　三是沒有或未及時(shí)向檔案部門移交會(huì)計(jì)檔案。根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，設(shè)有檔案部門的，當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，原則上應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制清冊移交本單位檔案部門統(tǒng)一保管。會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)必須按期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)檔案，全部移交檔案部門。實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)為了查詢方便，或者由于裝訂歸檔不及時(shí)，會(huì)計(jì)檔案長期擺放在財(cái)務(wù)部門，要么未按期向檔案部門移交，要么不向檔案部門移交。

　　四是未充分開發(fā)利用檔案。會(huì)計(jì)檔案屬專業(yè)檔案，除具有普通檔案的一般特征外，另一突出特征就是其專業(yè)性，由此決定了會(huì)計(jì)檔案管理人才所應(yīng)具備的知識(shí)結(jié)構(gòu)，但目前的現(xiàn)狀是會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)沒有專職的檔案管理人才，醫(yī)院檔案部門沒有專門的管理會(huì)計(jì)檔案的人才。作為醫(yī)院的重要經(jīng)濟(jì)史料，大量的經(jīng)濟(jì)檔案由會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)人員兼職管理，僅能做到收集整理歸檔；檔案部門的職能也僅為保存與提供利用，而對于檔案價(jià)值的體現(xiàn)，即檔案的開發(fā)利用幾乎為零。由于開發(fā)利用不充分，不能有效體現(xiàn)檔案的價(jià)值，直接影響人們對會(huì)計(jì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，對會(huì)計(jì)檔案的有效管理極為不利。

　　五是會(huì)計(jì)檔案銷毀難。會(huì)計(jì)檔案的銷毀是會(huì)計(jì)檔案管理一系列工作中不可缺少的重要一環(huán)。實(shí)際工作中這一環(huán)節(jié)往往不受重視，大有無人來銷、無人敢銷毀的局面。究其原因，一方面是數(shù)量大，開展工作需花費(fèi)大量的人力物力；另一方面是鑒定銷毀缺乏可操作性規(guī)定。

　　第二，完善會(huì)計(jì)檔案的管理措施。

　　一是加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能培訓(xùn)、考核與監(jiān)督檢查。面對各類方式的檔案收集裝訂現(xiàn)象，使用專人負(fù)責(zé)是解決問題的好方法，但在不具備人才條件情況下，由于會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人，會(huì)計(jì)人員對會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低，因此，財(cái)政部門必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員培訓(xùn)，將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能培訓(xùn)作為會(huì)計(jì)從業(yè)人員的崗位培訓(xùn)及繼續(xù)教育內(nèi)容長抓不懈，使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)及操作技能，經(jīng)常進(jìn)行監(jiān)督、評比、考核，將檔案規(guī)范化內(nèi)容納入日常管理工作中，從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化工作，提高案卷質(zhì)量，對確保會(huì)計(jì)資料及國有資產(chǎn)的安全完整具有重要意義。

　　二是配備專人，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的有效管理。檔案管理工作包括檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、編研及鑒定銷毀等一系列環(huán)節(jié)，由于多數(shù)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案工作無專人負(fù)責(zé)，這一系列工作有的環(huán)節(jié)由會(huì)計(jì)兼職，有的環(huán)節(jié)根本沒有執(zhí)行，更談不上會(huì)計(jì)檔案的管理。醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案與人事檔案、病歷檔案同等重要，醫(yī)院規(guī)模不斷擴(kuò)大、就醫(yī)環(huán)境不斷改善、人民生活水平、保健意識(shí)不斷提高的情況下，檔案數(shù)量也激增。因此設(shè)立專門的檔案部門、配備專人管理會(huì)計(jì)檔案尤顯必要。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對會(huì)計(jì)檔案工作重視，保證管理工作所需的人力物力，依據(jù)法規(guī)，考慮實(shí)際工作需要，配備專人管理會(huì)計(jì)檔案，把檔案清點(diǎn)、裝訂成冊，做好匯總清冊記錄，保證會(huì)計(jì)檔案整齊有序、內(nèi)容齊全：做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲、防鼠工作，嚴(yán)格執(zhí)行安全與保密制度，建立健全檔案的歸檔、借閱、移交、銷毀等登記管理制度，切實(shí)保障會(huì)計(jì)資料的安全、完整、保密，是加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理、提高管理質(zhì)量、發(fā)揮檔案價(jià)值、實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理有效的根本保證。

　　三是加強(qiáng)往來款項(xiàng)管理，及時(shí)結(jié)清債權(quán)債務(wù)，減少賬務(wù)查詢。財(cái)務(wù)部門自身查詢的方便是其不及時(shí)向檔案管理部門移交檔案的根本原因，查詢產(chǎn)生的一個(gè)主要原因是未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)。由于醫(yī)院對債權(quán)債務(wù)清理工作不到位，致使很多往來款款項(xiàng)長期掛賬，沒有統(tǒng)一的清理期限，從而加大了查詢需求。因此，財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)往來款項(xiàng)管理，及時(shí)結(jié)清債權(quán)債務(wù)，盡量減少賬務(wù)查詢工作，使會(huì)計(jì)檔案能按規(guī)定及時(shí)向檔案管理部門移交。

　　四是充分利用現(xiàn)代管理手段管理會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)檔案已由原始的紙質(zhì)檔案發(fā)展到電子的、磁質(zhì)的，由于電子系統(tǒng)數(shù)據(jù)易被修改，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行計(jì)算機(jī)的授權(quán)、審批制度，加強(qiáng)安全保密措施，建立會(huì)計(jì)軟件多用戶、分權(quán)限管理方法，對數(shù)據(jù)及時(shí)維護(hù)、備份，以防人為惡意修改、病毒侵害導(dǎo)致信息損失、失真。對電算化會(huì)計(jì)資料的分類、歸檔、整理，應(yīng)充分利用優(yōu)質(zhì)的磁帶、磁盤、光盤、微縮膠卷等介質(zhì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表，對存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行編號(hào)，標(biāo)明時(shí)間、內(nèi)容，分門別類進(jìn)行管理，以充分壓縮存儲(chǔ)空間，減少存儲(chǔ)成本。信息化會(huì)計(jì)以其強(qiáng)大的核算管理功能，是會(huì)計(jì)發(fā)展的必由之路，加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案管理，切實(shí)保障醫(yī)院經(jīng)濟(jì)的正常運(yùn)行、資產(chǎn)的安全完整、堵塞經(jīng)營漏洞。

　　五是會(huì)計(jì)檔案管理人才應(yīng)具備復(fù)合型知識(shí)結(jié)構(gòu)。加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視，一個(gè)重要渠道就是充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，只有認(rèn)識(shí)到檔案有用即有價(jià)值，才能提高人們對檔案的重視程度，才能加強(qiáng)人們對檔案的管理力度。意識(shí)決定對價(jià)值的認(rèn)識(shí)，反過來價(jià)值又增強(qiáng)了人們的意識(shí)�，F(xiàn)在人們對價(jià)值認(rèn)識(shí)不夠的情況下，醫(yī)院管理者應(yīng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人才的建設(shè)，配備一支具備檔案知識(shí)、財(cái)會(huì)知識(shí)與電腦知識(shí)的復(fù)合型知識(shí)結(jié)構(gòu)的檔案管理隊(duì)伍，以開發(fā)檔案價(jià)值為目的，以為決策者提供決策有用的信息為主導(dǎo)，以高科技信息存儲(chǔ)管理手段為載體，積極開發(fā)，合理高效利用會(huì)計(jì)檔案，讓使用者充分體會(huì)到檔案的價(jià)值，從而加強(qiáng)對檔案的重視程度，提高檔案的管理力度。

　　六是理性看待會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀。會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀是會(huì)計(jì)檔案管理不可缺少的一環(huán)，按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，醫(yī)院要制定切實(shí)可行的會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀制度，由檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容，并在銷毀清冊上簽署責(zé)任人名稱等內(nèi)容，使鑒定銷毀工作有據(jù)可依，規(guī)范實(shí)行；嚴(yán)格往來款項(xiàng)債權(quán)債務(wù)管理，對于超過一定期限的未能追償款項(xiàng)，應(yīng)提前做好單獨(dú)立卷管理；加強(qiáng)審計(jì)部門的審計(jì)力度，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，改善問題。做好會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作，最大限度地合理利用存儲(chǔ)空間，節(jié)約有限的人力、物力資源。