在用手工辦法進行會計核算中，當發(fā)生某一項需要沖減成本費用的經濟業(yè)務時，可以根據借貸記帳法“有借必有貸，借貸必相等”的記帳規(guī)則，作與費用支出相反的會計分錄即可，例如：收到黎明同志退回的差旅費，計現金50元，我們在做現金收入的同時，沖減管理費用支出，我們可以做分錄如下：
借：現金 50
貸：管理費用——差旅費 50
這樣現金增加了，原來多列的費用沖減了，這筆會計分錄正確無誤。但是實行會計電算化以后，這筆分錄這樣處理就給報表自動取數帶來困難，因為費用報表是按借方發(fā)生額取數的，而費用沖減分錄是從貸方轉出應沖減的數據，并沒有減少費用的借方發(fā)生額，所以報表自動生成的數字要比實際支出數大。
要解決報表取數問題，對這類業(yè)務的會計分錄有兩種做法（如上例）：
一種方法是：用紅字沖銷費用支出數，同時用紅字沖銷現金支出數，即：
借：管理費用——差旅費 50
貸：現金 50
這種會計處理辦法雖然滿足了報表的自動生成取數，但對現金收入用紅字在貸方反映叫人難以理解和接受，實際工作中，有一小部分單位就是采用這種會計處理方法。
另一種方法是：在借方用紅字沖減費用支出數，用藍字借記現金的增加數，即：
借：管理費用——差旅費 50
貸：現金 50
這樣做的理由是：沖減費用支出數在借方用紅字反映，既符合會計原理上對“管理費用”科目的定義解釋（借方反映費用的支出數，貸方反映費用的結轉數），又可以滿足報表自動生成取數的要求，收到現金做借方增加，既符合會計原理對“現金”的解釋，也符合人們的習慣。但是它違背了借貸記帳規(guī)則。在實際工作中，大部分單位采用這種會計處理方法。
兩種方法相比，后一種方法優(yōu)于前一種方法，特別是在登記帳簿時，顯得較為合理和比較容易理解。筆者傾向于選擇使用后一種方法。
收入類帳務的類似沖減分錄，可以參照以上辦法處理。